Taken automatiseren: waar begin je?

De grootste fout bij automatiseren is willen beginnen met alles tegelijk. De winst zit in kiezen: één taak, goed gedaan, die elke week tijd bespaart. Daarna de volgende. Deze pagina helpt je de juiste eerste taak te vinden.

De drie kenmerken van een goede kandidaat

Een taak leent zich voor automatisering als hij:

1. Herhaalbaar is, je doet 'm vaak en op dezelfde manier
2. Voorspelbaar is, er zitten weinig grillige uitzonderingen in
3. Tijdrovend of foutgevoelig is, er valt echt iets te winnen

Vink je alle drie aan, dan heb je beet.

Maak een korte lijst

Loop een gewone werkweek na en noteer alles wat voelt als "dit doe ik elke keer weer". Overtypen, doorsturen, opzoeken, rapporteren, herinneren. Schat per taak in: hoeveel tijd kost dit per week? Hoe vervelend is het? Hoe vaak gaat het mis?

Kies op winst, niet op moeilijkheid

Zet de taken af tegen elkaar op twee assen: hoeveel tijd het bespaart, en hoeveel moeite het kost om te automatiseren. Begin in de hoek met veel winst en weinig moeite. Dat geeft snel een tastbaar resultaat, en dat resultaat overtuigt je team meer dan welk plan dan ook.

Voor inspiratie: bekijk de voorbeelden van AI-automatisering. Een veelvoorkomend startpunt met veel winst is e-mail automatiseren.

Wat je beter met rust laat

Niet alles hoort geautomatiseerd te worden. Werk dat echt om een mens vraagt, een lastig klantgesprek, een creatieve afweging, een gevoelige beslissing, laat je staan. En een taak die elke maand anders is, kost meer onderhoud dan hij oplevert. Eerlijk blijven over wat niet loont, hoort bij de aanpak.

Van lijst naar werkende automatisering

Heb je je eerste taak gekozen? Dan kun je 'm zelf bouwen met no-code automatisering, of het uit handen geven. Wij helpen kiezen en bouwen, en als een taak het niet waard is, zeggen we dat.