Wat je doet als een automatisering stukgaat

Automatiseringen gaan stuk. Een leverancier wijzigt een API, een wachtwoord verloopt, een systeem is een uur uit de lucht. Dat is normaal. Wat niet normaal is, is er drie weken later achter komen doordat een klant belt.

Het echte risico is stilte

Een workflow die met een foutmelding stopt, is niet het ergste geval. Het ergste geval is een workflow die blijft draaien en stilletjes niets meer doet. Bijvoorbeeld een koppeling die nul resultaten terugkrijgt in plaats van een fout, en die nul netjes verwerkt.

Bouw daarom niet alleen op fouten, maar ook op verwachtingen. Als er normaal tussen de twintig en tachtig facturen per dag doorheen komen, dan is nul een probleem, ook zonder foutmelding.

Vier dingen die je van tevoren regelt

Een plek waar fouten binnenkomen. Eén kanaal, waar een mens naar kijkt. Geen mailbox die niemand opent. Als het niet in de dagelijkse routine van iemand zit, bestaat het niet.

Een terugvalroute. Wat gebeurt er met het werk dat niet verwerkt is? Het beste antwoord is: het blijft staan waar het stond, en iemand kan het handmatig doen. Verwerkingen die halverwege stoppen en waarvan niemand weet welk deel klaar is, zijn de duurste storingen.

Opnieuw kunnen draaien zonder dubbel te boeken. Als een storing is opgelost, wil je de gemiste items alsnog verwerken. Dat kan alleen als elke stap kan controleren of hij dit item al eerder heeft gedaan. Dit inbouwen kost een half uur vooraf en bespaart een dag achteraf.

Weten wie hem heeft gebouwd. Klinkt flauw, maar bij een storing op vrijdagmiddag is de eerste vraag altijd wie dit ook alweer gemaakt heeft en waarom. Zet dat in de workflow zelf, als notitie.

Onderscheid tussen storing en uitzondering

Niet elke afwijking is een fout. Een factuur van een onbekende leverancier is geen storing, dat is een geval voor een mens. Als die twee door hetzelfde kanaal komen, raakt het foutkanaal binnen een maand vol met normale gevallen en kijkt niemand er meer naar.

Scheid ze dus: een bak voor "moet een mens naar kijken" en een kanaal voor "er is iets kapot".

Testen op de vervelende manier

De nuttigste test is niet of het werkt bij goede invoer. Het is wat er gebeurt bij een leeg bestand, een dubbele aanlevering, een verlopen inlog en een systeem dat niet reageert. Loop die vier langs voordat je live gaat. Ze komen allemaal een keer voorbij.

Onderhoud hoort erbij

Reken op een paar uur per maand. Een automatisering is geen apparaat dat je installeert, het is een stukje van je bedrijfsvoering dat meebeweegt met alles eromheen.