30 augustus 2026 · Team Driftwork · 1 min leestijd
Moet je data eerst op orde voor je met AI begint?
Het klinkt verstandig om eerst te schonen, maar het is vaak de reden dat er nooit iets gebeurt. Een middenweg die wel werkt.
"We moeten eerst onze data op orde krijgen." Het is een zin die je in elk eerste gesprek hoort, en hij klinkt zo verstandig dat niemand hem tegenspreekt. Toch is het vaker een rem dan een voorwaarde.
Waarom het zelden lukt
Data op orde brengen is een project zonder duidelijk einde en zonder zichtbare opbrengst. Er is geen moment waarop iemand zegt: zo, nu is het schoon. Dus het schuift op, en zolang het opschuift gebeurt er verder ook niets.
Bovendien weet je vooraf niet welke data er echt toe doet. Je gaat drie maanden lang alles opruimen om er daarna achter te komen dat het project waar je mee wilde beginnen maar vier velden gebruikt.
Wat je omdraait
Kies eerst het proces dat je wilt automatiseren. Kijk dan welke gegevens dat proces raakt. Ruim alleen die op.
Dat is meestal verrassend weinig. Voor een offerte-opvolging heb je klantnaam, contactpersoon, bedrag en datum nodig. Of het adresveld al tien jaar rommelig is doet er op dat moment helemaal niet toe.
De uitzondering die er wel toe doet
Er is één categorie waar je niet omheen kunt: dubbele records. Als dezelfde klant drie keer in je systeem staat, gaat elke automatisering die daarop leunt vroeg of laat het verkeerde record bijwerken. Dat is niet vervelend, dat is fout, en het valt laat op.
Dubbelen opsporen is bovendien iets wat je goed geautomatiseerd kunt doen: bijna gelijke namen, hetzelfde e-mailadres, hetzelfde KvK-nummer. Laat een lijst maken, laat een mens beslissen wat samengevoegd wordt.
Vuistregels voor onderweg
- Ruim op wat je gebruikt, niet wat je hebt.
- Repareer bij de bron. Een schoonmaakactie zonder aanpassing van het invoerformulier is over drie maanden weer nodig.
- Maak een veld verplicht of schaf het af. Een optioneel veld waarop je wilt rapporteren is een veld waarop je niet kunt rapporteren.
- Wees achterdochtig bij vrije tekst. Alles wat in een opmerkingenveld staat is per definitie niet doorzoekbaar door een ander systeem, en daar zit bij veel bedrijven de belangrijkste informatie in.
Wat een AI-project hieraan bijdraagt
Een aardig neveneffect: automatiseren maakt de rommel zichtbaar. Zodra een workflow struikelt over een leeg veld, weet je precies welk veld dat is en hoe vaak. Dat is een veel bruikbardere opruimlijst dan een handmatige inventarisatie ooit oplevert.
Het eerste project levert dus twee dingen op: het proces dat je wilde, en een gerichte lijst van wat er echt mis is met je gegevens.