Welke automatisering bouw je als allereerste?

De eerste automatisering in een bedrijf doet meer dan tijd besparen. Hij bepaalt of collega's denken "dit helpt" of "zie je wel, dat gedoe werkt toch niet". Die eerste indruk krijg je niet terug, dus de keuze verdient meer aandacht dan hij meestal krijgt.

Drie voorwaarden

Een goed startpunt voldoet aan alle drie, niet aan twee.

Het gebeurt vaak. Iets wat één keer per kwartaal gebeurt levert nooit genoeg op om het onderhoud te rechtvaardigen, hoe irritant het ook is. Zoek werk dat dagelijks of minstens wekelijks terugkomt.

Het is saai en voorspelbaar. Hoe minder oordeelsvorming erin zit, hoe beter. Gegevens overtypen van het ene systeem naar het andere is ideaal. Beslissen of een klant krediet krijgt niet.

Eén persoon voelt de pijn. Dit wordt het vaakst gemist. Als je iets automatiseert dat over vijf afdelingen verspreid ligt, moet je vijf mensen meekrijgen en vijf uitzonderingen begrijpen. Begin bij het werk waar één collega elke week zuchtend aan begint. Die persoon wordt je beste ambassadeur.

Wat je beter overslaat

Het grootste probleem. Dat klinkt tegenstrijdig, maar het grootste probleem is bijna altijd ook het meest verweven met hoe het bedrijf werkt. Je hebt er ervaring voor nodig die je nog niet hebt.

Ook het proces waar iedereen het over eens is dat het "eigenlijk anders moet". Dat is geen automatiseringsvraag maar een organisatievraag, en automatiseren zet dan alleen het bestaande gedoe op snelheid.

En tot slot alles wat direct aan geld of aan de klant raakt. Niet omdat het niet kan, maar omdat een fout daar meteen zichtbaar is bij mensen buiten je bedrijf. Bouw je vertrouwen eerst intern op.

Een concreet voorbeeld

Bij een installatiebedrijf begonnen we niet bij de planning, hoewel daar de meeste winst lag. We begonnen bij het inlezen van leveranciersfacturen: elke week een stapel PDF's die iemand handmatig in de administratie tikte. Voorspelbaar, dagelijks, en één persoon die er duidelijk klaar mee was.

Binnen twee weken draaide het. Belangrijker: die persoon vertelde het zelf verder. De planning kwam vier maanden later aan de beurt, en toen was er draagvlak dat er in maand één niet was.

Hoe je kiest

Zet een week lang op een briefje wat er aan herhaald werk voorbijkomt. Niet analyseren, alleen opschrijven. Aan het einde van die week ligt de keuze er meestal gewoon.