Facturen inlezen met AI: wat werkt en wat niet

Inkoopfacturen verwerken is favoriet als eerste AI-project, en terecht: het is voorspelbaar, het herhaalt zich en niemand doet het graag. Maar het is ook het project waar we de meeste half werkende oplossingen tegenkomen.

Wat goed gaat

Moderne modellen lezen een PDF-factuur nauwkeurig uit. Leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw komen er in de regel goed uit, ook bij afwijkende lay-outs waar oudere OCR-oplossingen op stukliepen. Ook een gescande factuur die scheef ligt is meestal geen probleem meer.

Dat is de reden dat het project er zo makkelijk uitziet in een demo.

Waar het misgaat

Bedragen die kloppen maar niet optellen. Een model leest netjes een subtotaal, een btw-bedrag en een totaal. Of die drie samen kloppen, controleert het niet uit zichzelf. Doe die rekensom altijd zelf in de workflow en zet de factuur bij een verschil apart.

Creditfacturen. Een creditnota ziet er bijna hetzelfde uit als een factuur. Wordt het minteken gemist, dan boek je een teruggave als kostenpost. Dit is de fout die het langst onopgemerkt blijft.

Dezelfde factuur twee keer. Leveranciers sturen een herinnering met de factuur er nog eens bij. Zonder controle op factuurnummer plus leverancier boek je hem dubbel.

De onbekende leverancier. Een nieuwe leverancier moet niet automatisch aangemaakt worden. Dat is precies de route waarlangs een vervalste factuur binnenkomt.

De controle die je nooit weglaat

Zet een grens. Onder een bedrag dat jij bepaalt en bij een leverancier die je kent en waarbij de rekensom klopt: automatisch doorzetten. Alles daarbuiten gaat naar een mens, met de reden erbij waarom het model twijfelde.

Die grens mag in het begin laag liggen. Na een paar maanden weet je uit je eigen cijfers waar je hem kunt leggen, en dan is dat een onderbouwde keuze in plaats van een gok.

De betaling blijft mensenwerk

Inlezen, herkennen en klaarzetten mag automatisch. Het daadwerkelijk vrijgeven van een betaling niet. Dat is niet omdat het technisch niet kan, maar omdat factuurfraude bestaat en een gewijzigd rekeningnummer op een verder kloppende factuur er voor een model precies zo uitziet als een echte.

Signaleer dat actief: is dit rekeningnummer anders dan de vorige keer bij deze leverancier? Dan een melding, altijd, ongeacht het bedrag.

Wat het oplevert

Bij een bedrijf met een paar honderd inkoopfacturen per maand is de tijdwinst aanzienlijk. Maar de grotere winst zit meestal ergens anders: facturen komen sneller in het systeem, dus je ziet je kosten eerder en je mist minder betalingskortingen.