Hoe herken je werk dat zich laat automatiseren?

De meeste bedrijven weten wel dát er tijd verloren gaat, maar niet precies waar. Dat is logisch: routinewerk valt niet op, juist omdat het routine is. Hier zijn de signalen waar wij op letten als we een dag meelopen.

Vijf signalen

Iemand heeft een eigen Excel. Bijna altijd raak. Een zelfgebouwd sheet naast het officiële systeem betekent dat het officiële systeem iets niet doet wat wel nodig is. Die sheet is een precieze beschrijving van een ontbrekende functie.

Dezelfde gegevens staan op twee plekken. Ergens tussen die twee plekken zit een mens die overtypt. Dat is niet alleen tijd, het is ook de plek waar fouten insluipen die pas veel later zichtbaar worden.

Er wordt gewacht op een bijlage. Werk dat stilligt omdat iemand een PDF moet doorsturen, is werk dat wacht op een handeling die geen oordeel vereist.

Het gebeurt altijd op hetzelfde moment. Elke maandagochtend, elke laatste vrijdag van de maand. Vaste momenten wijzen op een vast recept, en een vast recept is een workflow.

Iemand zegt "even snel". Als een taak wordt aangekondigd met "even snel" en er gaat een half uur in zitten, gebeurt dat waarschijnlijk vaker dan diegene denkt. Vraag door.

Drie valse signalen

Klachten. Waar het hardst over geklaagd wordt is niet per se waar de meeste tijd verdwijnt. Klachten volgen ergernis, en ergernis volgt onvoorspelbaarheid, niet volume. Het echt tijdrovende werk wordt vaak juist geaccepteerd.

Complexiteit. Een ingewikkeld proces lijkt de moeite waard om aan te pakken, maar ingewikkeld betekent meestal veel uitzonderingen, en uitzonderingen zijn precies wat automatisering duur maakt.

Nieuwe technologie. "Hier zouden we AI voor kunnen gebruiken" is een oplossing die op zoek is naar een probleem. Begin altijd andersom.

De goedkoopste meetmethode

Vraag drie collega's om een week lang op te schrijven welk werk ze deden dat ze de week ervoor ook deden. Geen urenregistratie, geen categorieën, gewoon een lijstje. Aan het eind van de week leg je die drie lijstjes naast elkaar.

Wat op meerdere lijstjes terugkomt is je startpunt. Wat maar op één lijstje staat is misschien echt persoonlijk, en dat is later.

Daarna pas gereedschap

Pas als je weet welk werk je aanpakt, wordt de vraag welk gereedschap erbij past interessant. Andersom beginnen is de meest voorkomende reden dat automatiseringsprojecten stranden.