Een nieuwe leverancier aannemen zonder papierwinkel

Een nieuwe leverancier of onderaannemer aannemen lijkt een kleine administratieve handeling. In de praktijk is het een reeks van acht à tien stappen die verspreid liggen over inkoop, administratie en soms kwaliteit, en die grotendeels via mail lopen.

Waarom het uitloopt

Niet omdat de stappen moeilijk zijn, maar omdat ze op elkaar wachten. Inkoop vraagt om documenten, de leverancier stuurt er drie van de vijf, iemand moet nabellen, de administratie wacht op het bankrekeningnummer en niemand overziet waar het hangt.

Ondertussen wordt er soms alvast besteld, want het werk moet door. Dat is het moment waarop het een risico wordt in plaats van een vertraging.

Een formulier in plaats van een mailwisseling

De eerste stap is de goedkoopste: vervang de heen-en-weer-mail door één formulier dat de leverancier zelf invult, met documentupload erin. Wat ontbreekt kan hij niet versturen, dus je krijgt geen halve aanleveringen meer.

Daarna wordt automatiseren makkelijk, want er is één moment waarop alle gegevens binnenkomen in een vaste vorm.

Wat je daarna kunt laten controleren

• Bestaat het bedrijf? Het KvK-nummer valideren tegen het handelsregister kost een seconde en voorkomt de vervelendste categorie fouten.
• Zijn de documenten leesbaar en actueel? Een verzekeringsbewijs met een verlopen datum is met een taalmodel prima te herkennen, inclusief de einddatum die je vervolgens vastlegt.
• Klopt het rekeningnummer met de tenaamstelling? Dit is de belangrijkste controle die de meeste bedrijven niet doen.
• Is er al een record? Bijna elke inkoopadministratie bevat dezelfde leverancier twee keer, onder net een andere naam.

De vervaldatums zijn het echte rendement

Certificaten en verzekeringen verlopen. In de meeste bedrijven ontdek je dat wanneer er iets misgaat, of bij een audit. Als je die datums bij het aannemen vastlegt, kun je er zestig dagen van tevoren automatisch om vragen.

Dat is een klein stukje techniek met een groot effect: het verschil tussen een leverancier die netjes op tijd een nieuw certificaat aanlevert en een leverancier die onverzekerd op je project staat.

Houd de goedkeuring bij een mens

Verzamelen, controleren en signaleren mag automatisch. De beslissing om iemand als leverancier te accepteren niet. Dat is een keuze met commerciële en juridische gevolgen, en die hoort expliciet gemaakt te worden, met een naam eronder en een datum.

Wat het oplevert

Bij de bedrijven waar we dit bouwden ging de doorlooptijd van dagen naar uren, maar het belangrijkste was iets anders: er werd niet meer besteld bij partijen die de papieren nog niet rond hadden. Dat is een risico dat je niet in tijdwinst uitdrukt.