10 september 2026 · Team Driftwork · 1 min leestijd
Automatiseren als je de vacature niet vervuld krijgt
Geen mensen kunnen vinden is een andere aanleiding dan kosten besparen, en vraagt een andere keuze in wat je als eerste aanpakt.
Steeds vaker begint een gesprek bij ons niet met "we willen efficiënter" maar met "we krijgen die functie al negen maanden niet gevuld". Dat is een wezenlijk andere aanleiding, en het verandert wat je als eerste moet doen.
Het verschil met kostenbesparing
Bij besparen zoek je naar de grootste tijdwinst. Bij een tekort zoek je naar iets anders: het werk dat de schaarse persoon doet en dat níet zijn vak is.
Een ervaren werkvoorbereider die de helft van zijn dag kwijt is aan gegevens overtypen, is geen efficiencyprobleem. Het is een halve vacature die je zelf hebt gecreëerd. Los dat op en je hebt effectief anderhalve werkvoorbereider zonder iemand aan te nemen.
Begin bij de knelpuntfunctie
Kijk naar de rol die je niet ingevuld krijgt, of waar één persoon het enige aanspreekpunt is. Loop een dag mee en verdeel het werk in drie stapels:
- Vakwerk. Waarvoor je die persoon hebt aangenomen. Hier blijf je vanaf.
- Coördinatie. Navragen, doorsturen, opvolgen, statussen bijwerken. Grotendeels automatiseerbaar en meestal een verrassend groot deel van de dag.
- Invoerwerk. Overtypen, kopiëren, formulieren invullen. Vrijwel volledig automatiseerbaar.
De tweede en derde stapel zijn samen bij de meeste knelpuntfuncties fors. Dat is de ruimte die je zoekt.
Het risico van de enige die het weet
Een tekort brengt een tweede probleem mee dat vaak over het hoofd wordt gezien: kennis die bij één persoon zit. Als die persoon ziek wordt of vertrekt, ligt het stil.
Een proces vastleggen in een workflow is niet alleen automatiseren, het is ook opschrijven hoe het werkt. Dat is bij een tekort minstens zo waardevol als de tijdwinst, en het is een argument dat bij de directie meestal beter landt.
Wat het voor de vacature betekent
Twee dingen gebeuren er in de praktijk. Soms blijkt de vacature na een half jaar niet meer nodig, omdat het werk dat overbleef door het bestaande team gedragen kan worden. Vaker verandert de vacature: je zoekt niet meer iemand die het administratieve werk erbij doet, maar iemand die alleen het vakwerk doet. Die rol is aantrekkelijker en dus makkelijker te vervullen.
Wees eerlijk in het team
Automatiseren tijdens een tekort roept precies één vraag op bij collega's, en die is voorspelbaar. Beantwoord hem voordat hij gesteld wordt. Bij een tekort is het antwoord bovendien makkelijk te geven en geloofwaardig: er is meer werk dan mensen, dus dit gaat over ademruimte, niet over vervanging.