Urenregistratie zonder dat het strijd wordt

Uren schrijven staat in vrijwel elk bedrijf onderaan het lijstje. Het gebeurt op vrijdagmiddag, uit het hoofd, over een week die niemand nog precies herinnert. En daar wordt vervolgens op gefactureerd en op gestuurd.

Het probleem is niet luiheid

Het probleem is dat registreren gescheiden is van werken. Je doet eerst het werk en daarna, op een ander moment en in een ander scherm, schrijf je op dat je het gedaan hebt. Die tweede handeling levert de invuller niets op.

Zolang dat zo is, help je het niet op met herinneringen. Je krijgt dan wel ingevulde uren, maar niet betere uren.

Wat je automatisch kunt afleiden

Verrassend veel, zonder dat iemand iets extra's doet:

• Agenda-afspraken met een klantnaam erin geven al een basisverdeling van de dag.
• Een ticket of taak die van status wisselt geeft een begin- en eindmoment.
• Een rit in de auto naar een klantadres geeft aanwezigheid ter plaatse.
• Verstuurde documenten met een projectnummer geven het project.

Zet daar een voorstel uit samen. De medewerker krijgt geen leeg formulier maar een ingevulde week met de vraag: klopt dit? Bevestigen kost een minuut, corrigeren kost er twee.

De valkuil van te slim

Wat je niet moet doen is die afgeleide uren automatisch definitief maken. Ten eerste klopt het niet altijd, en ten tweede is het gevoel dat je systeem je gangen bijhoudt zonder dat je iets kunt bevestigen een snelle manier om vertrouwen te verliezen.

Het voorstel is een concept. De mens beslist. Dat onderscheid moet zichtbaar zijn in het scherm, niet alleen in de documentatie.

Dagelijks in plaats van wekelijks

Als er toch een handmatige stap blijft, maak hem dan klein en dagelijks. Aan het eind van de dag drie regels bevestigen is makkelijker en nauwkeuriger dan op vrijdag een hele week reconstrueren.

Bij bedrijven die van wekelijks naar dagelijks bevestigen gingen, zagen we de geschreven uren omhoog gaan. Niet omdat mensen meer werkten, maar omdat er minder vergeten werd. Dat is direct facturabele omzet die eerst gewoon verdampte.

Wat je ermee wint

Naast de gefactureerde uren: je krijgt eindelijk zicht op wat een opdracht echt kost. De meeste bedrijven hebben een gevoel bij welke klanten en welke soorten opdrachten rendabel zijn. Met uren die kloppen weet je het, en dan blijkt dat gevoel er verrassend vaak naast te zitten.

Begin klein: één team, vier weken, en vergelijk daarna de geschreven uren met de periode ervoor.